Подробно разбираем, чем фонд оплаты труда отличается от фонда заработной платы. И рассказываем, почему не надо путать эти два важных для компании понятия.

Что такое фонд оплаты труда и что в него входит?

Фонд оплаты труда – это расходы работодателя на зарплату сотрудников. В него входит не только оклад, но и различные премии, надбавки, компенсации (например, за вредные условия труда). В общем, все, что так хотят получить от работодателя сотрудники, то, что мотивирует их в материальном плане. Даже если мы вспомним знаменитые прецеденты в СССР, когда зарплату выдавали бутылками алкоголя, то этот алкоголь также можно включить в фонд оплаты труда. Ведь поощрение вполне материальное.

Также к фонду оплаты труда относят денежные компенсации работникам на больничном или в декрете, компенсации за неиспользованные отпуска.

Фонд оплаты труда включает в себя материальное вознаграждение не только для штатных сотрудников, но и для всех, занятых в компании. Например, тех, кто работает по совместительству или на полставки.

А что не входит?

В фонд оплаты труда не включены:

  • одноразовые премии (они в принципе не учитываются в составе основной заработной платы);
  • дивиденды;
  • материальная помощь (например, при смерти родственника сотрудника);
  • ссуды.

На самом деле в законе нет четкого указания, что включать в фонд оплаты труда, а что – нет. Например, некоторые компании относят к нему оплату проезда или питания сотрудников, покупку спецодежды.

Чем фонд оплаты труда отличается от фонда заработной платы?

Фонд оплаты труда – более широкое, общее понятие, чем фонд заработной платы. В первое определение включают все вышеперечисленные ресурсы для материального вознаграждения и поощрения работников. Фонд заработной платы – это расходы работодателя на оплату труда работников за отработанное ими время.

Эти два понятия часто путают, но есть исключительный случай, когда они совпадают. Фонд оплаты труда и фонд заработной платы в компании совпадают, если сотрудники получают только оклад, и никаких иных материальных вознаграждений в организации не предусмотрено.

Кстати, существует еще и понятие затрат на персонал, которое не нужно мешать в кучу с двумя предыдущими. Оно даже шире, чем фонд оплаты труда, и включает в себя не только зарплату и различные компенсации, но и затраты на привлечение людей в компанию и их удержание.

Как рассчитать фонд оплаты труда?

Фонд оплаты труда в компаниях формируется в зависимости от расчетного периода работы. Он может рассчитываться за календарный год, за месяц, за день или даже за час. Последний случай удобен для организаций с почасовой оплатой труда.

Для рассчета фонды оплаты труда необходимо провести подготовительную работу:

  • проверить все необходимые документы на актуальность (штатное расписание, политика материального стимулирования сотрудников, перечни KPI, табели учета рабочего времени);
  • разделить всех сотрудников в соответствии с оплатой труда (окладная, сдельная и проч.) и отделами, в которых они работают.

Сайт «Финансовый директор» предлагает следующие формулы для расчета фонда оплаты труда разных работников.

Для сдельных: ФОТсред = ФОТобщ / Nед

ФОТсред – средняя величина оплаты труда за единицу (в рублях). ФОТобщ – общая сумма оплаты труда по категории рабочих за период (в рублях). Nед – количество единиц продукции или времени за рассматриваемый период.

Для работников на окладе: ФОТсред = ФОТобщ / Nсотр (Nр.дн)

ФОТсред – средняя величина оплаты труда за месяц или рабочий день (в рублях). ФОТобщ – общая сумма оплаты труда по категории сотрудников за месяц (в рублях). Nсотр – количество сотрудников в категории, числившихся за месяц. Nр.дн – количество рабочих дней в месяце.

Для работников со смешанной оплатой труда: ФОТ = ((ФОТсред * Nсотр) + (ФОТсред * Nед)) * Кс.р.

В первой скобке – ФОТ сотрудников с окладной формой оплаты, во второй – ФОТ сотрудников со сдельной или повременной оплатой. Кс.р – коэффициент сопутствующих расходов (ДМС, спецодежда, питание).

Другой вариант расчет фонда оплаты труда предлагает сайт ППТ. Для годового расчета:

ФОТ = Зср * Чср * 12

Зср – среднемесячная заработная плата. Чср – численность работников.

Еще один вариант:

ФОТ = (ЗПгод + Нгод) * РК

ЗПгод – годовая зарплата. Нгод – годовые надбавки. РК – районный коэффициент.

Для работников с почасовой оплатой труда:

ФОТчас = сумма почасовых ставок * число часов работы

Для работников со сдельной оплатой труда:

ФОТсд = (Vпл * Цед) + К + Н + Пр + Всоц

Vпл – объем продукции по плану. Цед – стоимость единицы продукции. К – компенсации разного вида. Н – надбавки. Всоц – социальные выплаты.

Конечно, каждая компания самостоятельно выбирает формулу расчета фонда оплаты труда в зависимости от входящих в него компонентов, внутренней структуры организации и локальных актов. Фонд заработной платы формируется по тем же алгоритмам.

Татьяна Филатова, директор компании «Анти HR», говорит: «Планирование фонда оплаты труда происходит на основании расчета ресурсной численности на следующий период и совпадает с циклом бюджетирования.

Планирование и расчет численности отталкиваются от плана продаж или производства на этот же плановый период. Есть норма рентабельности бизнеса и норма выработки на сотрудника. Отсюда легко рассчитать перспективную численность на следующий период. После расчета этой плановой численности идет детализация по функциям и должностям этих новых штатных единиц. Если в компании есть грейдинговая система, то заранее известно, сколько стоит позиция с тем или иным уровнем квалификации.

Умножаем одно на другое, и на 12 месяцев, прибавляем текущий действующий ФОТ, закладываем плановый коэффициент индексации, если он согласован собственниками. Учитываем налоги. Готово: фонд оплаты труда на следующий год спланирован.

Это прямые затраты на фонд оплаты труда. Часто в него еще включают резервы на отпуска, выплаты на увольнения по соглашению сторон, льготы и бонусы – эти статьи затрат рассчитываются из статистики прошлых периодов и коэффициента роста численности».

Зачем это эйчару?

Планирование и прогнозирование фонда оплаты труда – важный процесс для экономики компании. Ведь на эти затраты приходится огромный кусок средств организации.

Необходимо учитывать, что на изменения фонда оплаты труда влияют разные факторы. Например, численность персонала, средняя зарплата, средняя продолжительность рабочей смены, количество отработанных за период часов или дней. На основе этих факторов можно анализировать расходы компании на эти статьи и составлять прогнозы.

Конечно, планирование и расчет фонда заработной платы – задача не только эйчара, но и бухгалтерии. Однако современный HR-специалист должен разбираться в экономике компании, понимать, как оптимизировать издержки бизнеса. Кроме того, процессы формирования и планирования фонда заработной платы напрямую связаны с численностью сотрудников, их эффективностью и мотивацией. На основе фонда оплаты труда возможно аргументированно строить и утверждать кадровую политику.

Формирование фонда заработной платы обязательно должно включать такие кадровые показатели, как текучесть кадров, планирование премий, необходимость в найме новых сотрудников. А все эти вещи находятся в ведении эйчара.