Служба персонала – это ворота в компанию. Люди приходят сюда через эйчаров и увольняются через них. Именно HR-служба должна контролировать процессы, связанные с приемом, кадровым перемещением внутри компании и увольнением. Хотя фактически документальным оформлением увольнения занимается специалист по кадровому делопроизводству, эйчар должен знать весь процесс этой процедуры.

О правилах оформления новых сотрудников мы уже рассказывали ранее. Теперь – подробно про увольнение по собственному желанию.

Увольнение работника по его инициативе – типичный способ расторжения трудового договора. Такой способ является наиболее распространенным, так как осуществляется на основании воли сторон. После таких увольнений редко возникают претензии друг к другу или судебные разбирательства. Если же компания хочет избавиться от сотрудника – это уже будет увольнение против воли. И это уже другой повод – по инициативе работодателя – и другие статьи увольнения. Об этом мы еще расскажем в следующих статьях.

Объяснять причину ухода работник не обязан. Это никак не влияет ни на саму процедуру расторжения договора, ни на обязанности сторон. Иными словами, причины увольнения по собственному желанию работник раскрывать не обязан – только уведомить о своем намерении.

Работодателю запрещено уговорами или иными способами влиять на намерение работника покинуть компанию. Более того, если работник докажет в суде, что работодатель своими действиями вынудил его уволиться, он сможет восстановиться в должности с выплатой ему денежной компенсации (подпункт «а» пункта 22 Постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 года № 2).

Поэтому если все-таки возникает ситуация, исход которой будет только расставание с работником постарайтесь договорится с работником и расторгнуть договор на взаимовыгодных условиях. Например по соглашению сторон.

Рассмотрим алгоритм расторжения трудового договора по инициативе работника (ст. 80 Трудового кодекса).

  1. Шаг 1. Принятие заявления об увольнении
  2. Шаг 2. Издание приказа об увольнении
  3. Шаг 3. Оформление записки-расчета о прекращение трудового договора с работником
  4. Шаг 4. Внесение записи в личную карточку
  5. Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку и выдача работнику
  6. Шаг 6. Окончательный расчет с работником
  7. Шаг 7. Оформление справки о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению
  8. Шаг 8. Оформление документа, содержащего сведения, которые были направлены в ПФР за период работы сотрудника
  9. Шаг 9. Подготовка и выдача работнику по его просьбе заверенные копий других документов, связанных с работой
  10. Дополнительные документы

Шаг 1. Принятие заявления об увольнении

Процедура увольнения начинается с приема письменного заявления от работника. Заявление пишется в свободной форме, но существуют обязательные реквизиты:

  • в правом верхнем углу указать адресата – наименование компании, ФИО директора;
  • ФИО и должность увольняющегося сотрудника в родительном падеже;
  • по центру – название документа: «Заявление об увольнении»;
  • далее – текст обращения: «Прошу уволить по собственному желанию» (можно указать номер статьи ТК РФ, но не обязательно);
  • в правом нижнем углу поставить подпись, расшифровку и дату.

Заявление пишется и подается не позднее чем за две недели до даты увольнения, если иной срок не установлен законом (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Течение указанного срока начинается на следующий день после подачи работником заявления.

Обращаем внимание на правильность формулировки и указания даты увольнения. Чтобы не было путаницы, нужно указывать дату увольнения без предлога «с».

Например, два варианта: «Прошу уволить меня с 20 мая 2019 г.» и «Прошу уволить меня 20 мая 2019 г.». В первом случае неясно: последний рабочий день 19-е или 20-е мая. Во втором варианте датой увольнения однозначно будет 20 мая 2019 г. То есть работник отрабатывает этот день, который табелируется по рабочему табелю, и в конце рабочего дня получает трудовую книжку. Последний рабочий день будет 20 мая 2019 г., он же будет днем увольнения. За этот день работник также получает зарплату.

Нужно помнить: если не указать последний рабочий день, руководитель может воспользоваться общими правилами и расторгнуть договор с сотрудником через две недели (14 дней).

Заявление работник может подать также во время отпуска и в период нахождения на больничном. На исчисление сроков это никак не влияет.

Важно! Общий 14-дневный срок с момента принятия заявления работодателем до дня увольнения – это не срок отработки, как многие ошибочно считают, а срок предупреждения, чтобы работодатель нашел замену увольняющемуся работнику.

Особые случаи

  • Увольнение работника «на испытательном сроке». Согласно ст. 71 Трудового кодекса, если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа ему не подходит, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня.
  • Увольнение руководителя организации. Руководитель организации имеет право досрочно расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее чем за один месяц (ст. 280 Трудового кодекса).
  • Работник имеет право согласовать конкретную дату последнего дня работы с руководителем. В случае, если необходимо покинуть компанию раньше положенного срока, основанием для увольнения будет уже соглашение сторон трудового договора. А это другая статья (ст. 78 Трудового кодекса).

В определенных ситуациях работник может написать заявление на увольнение по собственному желанию и уволиться в тот же день.

Это предусмотрено в следующих случаях:

  • если наниматель нарушил трудовое законодательство;
  • при выходе на пенсию;
  • при переводе супруга (супруги) на работу в другой регион (чаще всего это относится к военным);
  • при поступлении в учебное заведение;
  • по договоренности сторон;
  • другие уважительные причины.

Во всех таких случаях желательно предоставить руководителю вместе с заявлением об увольнении подтверждающие документы. Наниматель не имеет права задержать увольнение сотрудника.

Шаблон заявления об увольнении

Шаг 2. Издание приказа об увольнении

По истечении положенного срока наступает день увольнения по собственному желанию. Руководство организации должно издать приказ. Фактически это делает отдел кадров или должностное лицо, на которое возложена обязанность ведения кадрового делопроизводства.

Формы приказа (Т-8 и Т-8а) утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. При этом форму Т-8 нужно заполнить при увольнении одного работника, а форму Т-8а – при увольнении нескольких работников одновременно. Можно также составить приказ в произвольной текстовой форме, главное – соблюсти все требования, предъявляемые законодательством к первичным документам:

  • указать наименование,
  • дату составления,
  • реквизиты организации,
  • основания для составления.

Заполнение приказа сложности не представляет. Главное – не делать ошибок в ФИО, должности и дате увольнения.

Образец заполнения приказа на увольнение форма Т-8
Образец заполнения приказа на увольнение форма Т-8а

В бланке необходимо указать следующую информацию и реквизиты:

  • в верхней строке документа указывается наименование организации-работодателя или ФИО руководителя-индивидуального предпринимателя;
  • далее указывается номер приказа и дата его издания;
  • в строке «Прекратить действие трудового договора от …» указываются даты заключения трудового договора и его расторжения;
  • в следующей строке пишутся сведения о работнике: ФИО увольняющегося в родительном падеже, его должность и табельный номер;
  • в строке «Основание прекращения трудового договора» указывается основание расторжения трудового договора — «по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»;
  • далее указывается основание для издания распоряжения (заявление сотрудника); подпись директора, печать организации;
  • формулировка «ознакомлен», дата ознакомления и подпись работника.

При расторжении трудового договора с материально ответственным лицом к распоряжению необходимо приложить акт приема-передачи, подтверждающий отсутствие нареканий к работнику, занимающему ответственную должность.

Формулировка причины увольнения следующая: «Инициатива работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ».

С приказом о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). При этом работодатель обязан выдать ему заверенную копию этого приказа, если он обратится с таким требованием.

Сотрудник имеет полное право отозвать свое заявление до истечения срока предупреждения об увольнении – даже в последний день работы (ч. 4 ст. 80 ТК РФ ). Увольнение в этом случае не производится. Исключение составляет лишь ситуация, при которой работодатель уже успел в письменной форме пригласить на место работника другого специалиста, которому не может быть отказано в заключении трудового договора – например, сотрудника, приглашенного в организацию в порядке перевода от другого работодателя (ч. 4 ст. 64 ТК РФ).

Также важно иметь в виду, что работник может реализовать свое право на отпуск с последующим увольнением по собственному желанию (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). В этом случае отозвать свое заявление работник вправе только до дня начала отпуска (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).

Шаблон отзыва заявления об увольнении

Увольнение в отпуске может проходить по двум сценариям.

  1. Работник может отправить заявление по почте заказным письмом с уведомлением и также получить все соответствующие документы от организации (трудовую книжку, справку-расчет и другие бумаги).
  2. Предупредить руководителя о предстоящем уходе до начала отпуска. Во втором случае написать заявление об уходе нужно перед отпуском, и последним рабочим днем будет считаться последний день отдыха (при отпуске в 14 дней).

Образец заявления на отпуск с последующим увольнением

Шаг 3. Оформление записки-расчета о прекращении трудового договора с работником

В последний день работы отдел кадров совместно с бухгалтерией заполняют записку-расчет о прекращении трудового договора с сотрудником (форма № Т-61). Сотрудник отдела кадров вносит на лицевую сторону документа общие сведения о работнике, а также информацию об увольнении и факте расторжения с ним трудового договора. На другой стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной увольняющемуся работнику выплаты.

Знакомить сотрудника с запиской-расчетом работодатель не обязан.

Шаблон записки-расчета форма Т-61
Образец заполнения записки-расчета форма Т-61

Шаг 4. Внесение записи в личную карточку

Перед увольнением работника отделу кадров необходимо также внести соответствующую запись в его личную карточку (форма № Т-2). В «Основании прекращения трудового договора (увольнения)» нужно прописать причину увольнения: «Инициатива работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ». В строке «Дата увольнения» – указать последний день работы. Затем следует внести реквизиты приказа о прекращении трудового договора – его дату и номер. Информация об увольнении должна быть заверена работником и сотрудником отдела кадров.

Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку и выдача работнику

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или соответствующего закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Выглядеть она должна так:

  • сначала указывается ее порядковый номер;
  • затем – дата увольнения;
  • потом прописывается причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ»;
  • в заключении заполняется наименование документа, на основании которого вносится запись, – чаще всего это приказ о прекращении трудового договора, его дата и номер.

Эту запись заверяют подписи сотрудника отдела кадров и увольняемого работника, а также печать организации (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан в последний день работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Перечень документов, которые необходимо вернуть при увольнении по собственному желанию, регламентируется ст. 80 ТК РФ. Перечислим их:

  • медицинская книжка (в случае, если она оформлялась и была необходима во время работы в данной организации);
  • трудовая книжка с внесенной в нее записью о расторжении трудового договора.

Если сотрудник, уволившийся по собственному желанию, не смог получить трудовую книжку в последний день работы, кадровик обязан выдать ее ему в течение трех рабочих дней со дня получения от работника заявления.

Шаг 6. Произвести окончательный расчет с работником

В последний день работы бухгалтер должен выдать сотруднику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произвести иные выплаты (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ). Если сотрудник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

При этом стоит иметь в виду, что лишение работника премии в связи с его увольнением по собственному желанию может быть расценено как дискриминация (определение Московского городского суда от 25 марта 2014 № 4г-2201/14).

Шаг 7. Оформить справку о сумме заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению

К последнему дню работы сотрудника бухгалтерия должна оформить справку о сумме его заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению. Эта справка понадобится сотруднику для расчета пособий у нового работодателя. Соответствующая форма утверждена приказом Минтруда РФ от 30 апреля 2013 года №182н.

Справку выдают сотруднику в последний день работы. Однако работник вправе обратиться за ней с письменным заявлением и после увольнения – в этом случае работодатель обязан выдать справку в течение трех рабочих дней со дня подачи бывшим сотрудником соответствующего заявления (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Особенности заполнения и выдачи данной справки можно уточнить в письмах ФСС России от 20 июня 2013 г. № 25-03-14/12-7942 и от 24 июля 2013 г. № 15-02-01/12-5174л.

Шаг 8. Оформить документ, содержащий сведения, которые были направлены в ПФР за период работы сотрудника

В последний день работы бухгалтерия также обязана выдать сотруднику документ, который содержит сведения, направленные в ПФР за период работы сотрудника (п. 2-2.2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, поэтому ориентироваться следует на формы, утвержденные ПФР для представления соответствующих сведений ведомству. Например, форма СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п), раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (приложение № 1 к постановлению Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п) и др.

Шаг 9. Подготовить и выдать работнику по его просьбе заверенные копии других документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Документы, которые могут быть запрошены при увольнении сотрудника по собственному желанию

Копии приказов:  о расторжении договора, о приеме на работу, о повышении, о переводе на другое место работы, копии приказов о выплате премий, копии приказов о получении различных наград. А также трудовой договор, справка о размере заработной платы, справка 2-НДФЛ за текущий год, справки о различных отчислениях на имя работника в фонды.

Для того чтобы получить их, необходимо написать в отдел кадров заявление на выдачу. В заявлении указывается ФИО увольняющегося работника, его должность, паспортные данные, а также наименование нужной справки. По истечении установленного для изготовления документов времени они должны быть выданы гражданину под роспись. Заказать в отделе кадров изготовление копий приказов и других бумаг, касающихся рабочей деятельности сотрудника, гражданин может в течение года после ухода из организации.

Дополнительные документы