Эйчар с 20-летним опытом работы Наталья Недашковская рассказала, почему совещания – это часто пустая трата времени и денег. Текст будет интересен руководителям компании и эйчарам, которые радеют за эффективность работы компании.

«Кто из вас считал, сколько стоит компании еженедельное совещание? Представьте: каждую неделю (а у кого-то и чаще) в одно и тоже время в переговорной собирается типовой набор сливок компании. Более того: часто эйчарам компаний советуют приглашать на совещания и линейных работников, чтобы дать им почувствовать свою значимость в компании.

Совещания (летучки, agile встречи, scrum-брифы) проводятся в каждой компании и являются неотъемлемой частью управления, от самых маленьких до глобальных государственных корпораций.

Как они проходят? У всех по-разному, но общий смысл один: руководители направлений отчитываются за работу своих направлений, объясняются по поводу пропущенных сроков, хвастаются достижениями и получают новые вводные, иногда (или всегда, тут кому как повезет) получают прилюдное одобрение или порицание своей деятельности. Председательствующее лицо слушает актуальную (или ту, которую за нее выдают) информацию о деятельности компании, раздает новые поручения, дает оценку действиям или бездействию своих подчиненных. Секретарь фиксирует происходящее и заносит поручения, задачи и распоряжения в протокол (если он есть). Дают высказаться и линейным сотрудникам, хотя чаще это формальность.

Где-то заслушивают всех участников совещания по очереди, где-то, следуя протоколу, отчитываются по пунктам, а кое-где все молча внимают монологу председательствующего.

То, что происходит во время совещания – тема для отдельной статьи. Мы же сейчас говорим только о стоимости этого мероприятия.

Длительность мероприятий и формат (очное или видеовстреча) зависит от масштаба компании, количества выступающих, степени любви председательствующего к деталям, и может составлять от одного до четырех часов. А теперь давайте посчитаем расходы компании на такие встречи.

Для удобства укажем средние зарплаты без бонусов для средней московской компании численностью 300-3000 человек. Все цифры ориентировочные и не претендуют на точность. В каждой компании свои приоритетные направления, и соотношение заработных плат, естественно, может быть разное.

Можно посчитать и совещание целого отдела (например, HR). Скажем, отдел из семи человек плюс HRD. Средняя зарплата специалиста – 80 000 руб. Час совещания такого отдела обойдется примерно в 7 500 руб.

Итак, мы получили годовую стоимость одного еженедельного совещания для компании. И это мы еще не считали время совещаний, которые отнимают время у линейных работников ради никем в общем-то не доказанной пользы, для повышения их лояльности к работодателю.

Есть компании в которых совещания с участием ТОП менеджмента проходят практически весь день, один ТОП-менеджер может поучаствовать в 5-6 совещаниях за день (и “тонет” в оперативке, так как времени на стратегию не остается).

Для монопольных структур и крупных холдингов сумма небольшая, даже если такие совещания проводятся каждый день по пять-шесть часов. Но для компаний поменьше эта же сумма будет уже существенной.

Читатели уже наверняка задались вопросом: для чего автор считает очевидное, когда и так понятно, что все эти расходы – производственная необходимость, и они заложены в фонд оплаты труда?

Это действительно забюджетированные и оправданные  расходы, но только в том случае, если совещания эффективны и выполняют поставленные перед собой цели. Частые и длительные совещания полезны и оправданы, когда компания имеет четкую оргструктуру, проектное управление и систему контроля исполнения поручений. Чтобы слова не остались словами, а сроки поручений не переносились из недели в неделю.

Самые эффективные совещания, как правило, не те, на которых галопом по европам проходятся по работе всех подразделений, а те, на которых решается конкретный вопрос с определением ответственных лиц и сроков. Также отлично работают совещания с обсуждением конкретного кейса и выработкой позиции, например, у юристов или коммерсантов.

Однако полезность или бесполезность совещаний оценивается крайне редко и чаще сводится к контролю исполнения внесенных в протокол поручений. Редкая компания имеет электронный, а не старомодный бумажный протокол с регулярной актуализацией и отслеживанием исполнения задач через систему электронного документооборота.

В следующий раз, когда вы как эйчар будете участвовать в совещании, посмотрите вокруг. Вы лучше всех в этой комнате знаете, сколько стоит компании нахождение каждого из присутствующих. Оцените, насколько, по вашему мнению, сегодняшняя встреча полезна для компании и стоит своих денег.

Возможно, пора сказать об этом работодателю?».