Если перед эйчаром стоит задача поощрить или стимулировать ценного сотрудника, то единовременная премия – подходящий вариант.

О понятии

Разовая премия – нерегулярная денежная выплата вне системы оплаты труда. Производится она на усмотрение работодателя. Возможность таких премий можно прописать в трудовом договоре или локальном нормативном акте (например, в положении о премировании) – вместе с условиями или показателями, за достижение которых такие выплаты положены. Это отличный способ поощрить успешного работника, который выгоден и компании: единоразовые премии не облагаются налогами.

Размеры и периоды выплаты таких премий остаются на усмотрение компании.

Кстати, некоторые компании практикуют единоразовое премирование в материальной форме, дарят сотрудникам ценные подарки или, скажем, путевку на отдых.

За что платить

Единовременную премию часто называют премией стимулирующего характера, что отражает ее суть. Она формирует лояльность сотрудников к работодателю, является маркером того, что работника ценят (а для людей это важно).

Поводом для одноразовой премии могут служить те факторы, которые руководитель сочтет подходящими. Это и эффективная работа (конкретного сотрудника, коллектива или компании в целом), и перевыполнение плана, и повышение показателей эффективности, и привнесение и внедрение новых идей и разработок. В общем, любые значимые достижения и исполнение специальных поручений.

Как оформить

Анна Попова, председатель ПК «Белый Бизнес», руководитель отдела оптимизации налогообложения и защиты бизнеса, говорит: «Поскольку премия выплачивается за достижение каких-либо трудовых результатов, ее нельзя выплатить будущему сотруднику или сотруднику, который пришел вчера. Выплата премий бывшим сотрудникам должна быть предусмотрена внутренними документами работодателя или выплачена в день увольнения».

Чтобы осуществить единовременную выплату, необходимо подготовить отдельный приказ. Окончательное решение принимает руководитель – уже после его одобрения и приказа о премировании можно готовить бланк либо в свободной форме, либо по форме Т-11 или Т-11а.

В приказе важно четко прописать, за что премируют сотрудника, чтобы в дальнейшем не возникло вопрос ни у самого премируемого, ни у коллег (зависть – дело такое), ни у проверяющих органов.

Анна Попова дает несколько советов: «Разработайте положение о премировании на основании ч. 2 ст. 135, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ, которое будет содержать все виды премий, предусмотренных для ваших работников. Можно предусмотреть одноразовые премии и трудовым договором, но тогда нужно в каждом заключаемом трудовом договоре прописывать разные варианты премирования для конкретной должности. Другой вариант – прописать положение о премиях в коллективном договоре, но он есть не у всех компаний.

В момент, когда вы решили выплатить премию согласно ранее разработанному положению о премировании, оформите приказ. В нем должно фигурировать ФИО одного сотрудника или, например, сотрудников – только того. отдела, который вы собираетесь порадовать. Обычно приказ составляется на основании представления или служебной записки, например, от непосредственного руководителя, который заметил успех подчиненного».

  • Образец приказа с сатай clubtk.ru
  • Образец заполнения формы единовременной премии с сайта nalog-nalog.ru

Как быть с налогами и взносами

Начисление и оформление премий – задача бухгалтера, однако эйчару будет не лишним знать о тонкостях единовременных премий и по возможности проконтролировать процесс.

Хитрость в том, что единовременная премия не считается частью основной заработной платы сотрудника. Она выплачивается не за определенный период, и день выплаты разовой премии совпадает с датой официального получения (в отличие от зарплаты). Поэтому в отчете 6-НДФЛ единоразовые премии отражаются не так, как регулярные. Включать в налоговую базу их нужно в том месяце, в котором они были выплачены.

Кроме того, премии разового характера уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, если относятся к конкретным трудовым показателям и прописаны в трудовом договоре (ст. 255 НК РФ).

Анна Попова поясняет: «В соответствии со ст. 255 НК РФ, если премия начислена за производственный результат, ее можно списать в расходы по налогу на прибыль. Такая же ситуация – при применении упрощенной системы налогообложения с объектом «база доход минус расход», это следует из подп. 6, п. 1 и п. 2, ст. 346.16 НК РФ.

Премия – доход вашего сотрудника, поэтому работодатель в таком случае является налоговым агентом по НДФЛ и обязан удержать с премии и перечислить НДФЛ. Также премия – это плата за производственный результат, предусмотренная трудовым договором, а значит, имеет отношение к трудовой деятельности сотрудника. И в соответствии с НК РФ облагается взносами в общеустановленном порядке.

Все это имеет отношение к премиям за производственный результат. А вот если премия связана с иными обстоятельствами (например, юбилей сотрудника), ее нельзя поставить в расходы при исчислении налога на прибыль или единого налога по упрощенной системе налогообложения, и НДФЛ необходимо удержать. А вот страховые взносы платить не придется».

О том, как оформлять материальную помощь сотрудникам в случае важных событий и особых жизненных обстоятельств, мы расскажем в других статьях нашей «Базы знаний». Оставайтесь с нами :)