Чтобы не брать на себя нежелательные обязательства и не задерживаться в офисе, делая чужую работу, нужно уметь говорить нет. В теории это проще, чем на практике — часто дополнительные задачи ставит начальник, а отказать клиенту значит остаться без зарплаты.

Объясняем, почему людям бывает сложно говорить нет, для чего нужно учиться это делать и как побороть возникающее после отказа чувство вины.

Почему люди соглашаются делать чужую работу?

Чаще всего — из-за страха испортить отношения в коллективе или уронить авторитет в глазах начальства. Сотрудникам, особенно нанятым недавно, может показаться, что их сочтут неумелыми или неквалифицированными. Для многих специалистов единственный способ заявить о себе — брать неограниченное количество задач.

Иногда к этому добавляется незнание своих должностных обязанностей — например, они прописаны в договоре нечётко или в формулировке, допускающей ситуативные толкования. Скажем, фраза «помогать поддерживать порядок в зале» не объясняет, как именно это нужно делать — забирать со столов грязную посуду или мыть полы, если посетители разлили кофе.

Постоянное согласие убивает продуктивность

Как правило, просьба коллег помочь по работе всегда выглядит как что-то незначительное, с чем можно справиться за полчаса: быстрая встреча, помощь в подготовке мероприятия, небольшой крюк в маршруте, чтобы забрать или доставить заказ.

Но реальное время выполнения поручения сильно превышает заявленные тридцать минут: собрания начинаются не вовремя и затягиваются, одна задача по букингу или оформлению зала превращается в несколько, доставка в центр города назначается на час пик.

В итоге «получасовая» помощь съедает несколько часов рабочего времени — вычитайте их из обеда, отдыха и возможности уйти домой пораньше.

Как правильно говорить нет?

Клиенту
Отказывать клиентам сложно, потому что от общения с ними зависит ваша прибыль. Тем не менее иногда покупатели товаров или услуг просят невозможного: слишком большой скидки, бесплатной доставки с подъёмом техники на высокий этаж без лифта, дорогих расходников в подарок.

Отказ на любую такую просьбу нужно аргументировать, ещё лучше — предложить альтернативу. Объясните, что вместо скидки 50 % можете предоставить 20 %, вместо бесплатной доставки готовы обсудить её время с точностью до часа, а вместо двухсот капсул кофе готовы подарить пятьдесят штук и привезти следующий заказ бесплатно.

Коллеге
Лучший способ не брать дополнительную работу от коллег — сделать свою проектную занятость прозрачной. Если этот процесс не автоматизирован, у вас нет корпоративного CRM или хотя бы общего календаря с задачами, коротко объясните, что заняты своими задачами и на выполнение чужих у вас нет времени.

Если коллега приходил с просьбой, она предусматривает отказ. Если же он воспринимается болезненно — это было требование или попытка манипулировать вашими чувствами долга и ответственности: ни первое, ни второе недопустимо.

Начальнику
Психологически отказывать начальнику сложнее всего. Фактически же, наоборот: просто объясните руководителю, над чем трудитесь в данный момент, и посоветуйтесь, выполнение какой задачи можно отложить, чтобы взять дополнительную работу.

Например, вы можете начать готовить новый отчет прямо сейчас, но тогда сдачу баланса придётся отложить на неделю. Работа вашего босса — управление проектами и тайм-менеджмент. Если его устроит такое положение дел, спокойно начинайте выполнять задачу — вместо, а не вместе.

Как побороть чувство вины после отказа?

Если раньше вы постоянно соглашались помогать коллегам в ущерб собственным интересам, после отказа вы можете испытывать чувство вины. Чтобы избавиться от него и стать невосприимчивым к чужим осуждающим взглядам, попробуйте брать небольшой тайм-аут перед ответом.

Скажите, что должны подумать или свериться с расписанием и ответите позже — через пару минут или на следующий день. Выигранное время используйте, чтобы взвесить все за и против, подумать, что приобретёте, а чего лишитесь, если согласитесь на внеочередной проект.

Второй вариант — сослаться на правила. Люди лояльнее относятся к отказу, если он обоснован — положением компании, коммерческим договором или даже личными убеждениями.

Например, вы не даёте деньги в долг, потому что у вас есть правило — не одалживать друзьям. Или, допустим, вы не можете задержаться в пятницу, потому что в этот день ужинаете с семьёй или ходите в театр.

Иллюстрации: Георгий Вишневский