Мы уже публиковали подробную статью об электронных трудовых книжках. Большинство наших экспертов-спикеров высказались об инициативе положительно. Однако мы нашли эйчаров, которые считают, что законопроект еще сырой, и компании наверняка столкнутся с трудностями при переходе.

Наталья Чередниченко, эксперт-практик в области трудового законодательства и управления персоналом, консультант по вопросам аудита, оптимизации и автоматизации делопроизводства, преподаватель профильных дисциплин для специалистов кадровых служб и секретарей в БПОУ УР «ИТЭТ»: «Впервые об отказе от ведения трудовых книжек на бумажном носителе заговорили достаточно давно, но тогда инициатива не получила продолжения. На сегодняшний момент вопрос электронных трудовых книжек кажется почти решенным. Но почему-то он не вызывает однозначно положительной реакции.

Начнем с того, что об отказе от бумажного варианта пока речи не идет. Продолжит ли существовать трудовая книжка в привычном формате – выбирать будут сами работники. Некоторые, возможно, добровольно перейдут на цифровой аналог (интересно, как много будет желающих), а те, кто до 1 января 2021 г. подадут работодателю соответствующее письменное заявление, сохранят трудовую книжку на бумажном носителе. Не совсем понятно, что будет с теми, у кого на эту же дату в принципе не будет работодателя. Или с теми, кто впоследствии примет решение о смене работы. Об этих категориях законодатели как будто и вовсе забыли.

Те же, кто впервые будут поступать на работу после 1 января 2021 г., автоматически остаются с электронной трудовой книжкой. Зачем нужно было делить людей на тех, у кого есть выбор, и на тех, кто его априори не имеет?

Кроме того, кадровиков ожидает двойной учет. Законодатели обещают специалистам кадровых служб уменьшение бумажного документооборота, но об этом говорить рано. Пока трудовые продолжат существовать в привычном книжном формате, мы будем вести их на бумаге по старой схеме – вносить записи, делать копии по просьбе работника, вести журналы учета движения трудовых книжек, писать письма работникам, если они не получат при увольнении свой основной документ о стаже.

Но одновременно с этим у специалистов кадровых служб появятся дополнительные обязанности.

Во-первых, отчетность в ПФР. Сейчас речь идет о передаче сведений в течение 2020 года (ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом), а с 2021 года – об отправке данных о приеме и увольнении не позднее одного рабочего дня, следующего за днем издания приказа о таком событии. Страхователь с численностью 25 и более работников за отчетный период представляет указанные сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (согласно Федеральному Закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ, она является регламентированным государством видом подписи и используется для сдачи отчетности в контролирующие органы, позволяет работать с государственными электронными системами, применяется участниками электронного документооборота внутри своей компании или с внешними организациями).  

Сложностей не должно быть у работодателей, которые уже отчитываются таким способом – им нужно будет только позаботиться об обновлении используемой программы. Послабления есть для тех компаний, где численность работников не превышает 25 человек – они смогут выбрать, как передавать информацию: в бумажном или электронном виде. В связи с этим также возникают вопросы:

  • Что именно собирается тестировать ПФР в следующем году, если в пояснениях к законопроекту утверждается, что сведения поступают в систему персонифицированного учета давно, все у них замечательно и их сохранность данных полностью обеспечена?
  • С какой целью устанавливаются такие короткие сроки, начиная с 2021 года, и что делать тем работодателям, у кого числится более 25 человек, но кто будет технически не готов, потому что живет в отдаленном регионе, где есть проблемы с интернетом?

Во-вторых, предполагается, что работодатель будет обязан выдавать работнику, выбравшему электронный формат трудовой книжки, заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности за период работы у него на бумажном носителе. Делать это надо будет по просьбе работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления, а также в день увольнения. Если в день прекращения трудовых отношений не получится выдать сведения, придется отправлять их по почте. За несоблюдение – административная ответственность. На деле же это сродни копии бумажной трудовой книжки. Возникает вопрос: для чего вменять в обязанность работодателя то, что работник самостоятельно сможет запросить бесплатно в ПФР в любое время?

В-третьих, не совсем понятно, как работники кадровых служб будут проверять «трудовую историю» работника. Если раньше можно было просмотреть от корки до корки бумажную трудовую книжку, обратить внимание на причины увольнения, то сейчас неясно, получим ли мы всю необходимую информацию, и не потребуется ли для этого писать запросы в ПФР, предварительно заручившись согласием работника.

И, наконец, специалистам кадровых служб на протяжении 2020 года придется провести масштабную подготовительную работу.

Хочу пояснить, я не против электронных трудовых книжек – действительно, станет меньше ошибок в записях о трудовом стаже, которые сейчас мы наблюдаем в бумажном формате. Но не думаю, что все будет легко и просто, и что прямо сейчас кадровикам нужно начинать радоваться отмене бумажных трудовых книжек – об этом еще рано говорить.

Я была бы лучше настроена, если бы бумажные трудовые отменили сразу и для всех. Но законодатели берут переходный период, они дают работникам, у которых сейчас есть бумажная книжка, право выбирать, в каком формате те хотят ее иметь – зачем? Сейчас все работники поделятся на три категории: те, кто останутся с бумагой; те, кто откажутся от бумаги и перейдут на цифру; и те, кто вообще не будет иметь право выбора (младшее поколение).

В вопросе перехода на электронные трудовые книжки я отношу себя к скептикам. Но кто прав, а кто заблуждался – покажет время».

Согласна с мнением Натальи Чередниченко и Анастасия Новоселова, независимый HR-консультант с 15-летним опытом работы в российских и международных компаниях: «Действительно, в самом законодательном проекте есть заковырка, которая будет затруднять оцифровку. По заявлению сотрудника работодатели все равно будут вынуждены вести бумажную трудовую книжку. То есть переход к оцифровке будет частичным, особенно если мы говорим о людях старшего поколения, которые не очень доверяют цифровым технологиям. Итак, это будет двойная работа для кадровиков.

А еще возрастает необходимость бороться с подделками, в электронном виде они будут процветать. Если раньше в бумажной трудовой необходима была печать организации, то теперь риск цифровых подделок возрастает. Организациям необходимо будет вырабатывать собственные методы и средства, чтобы проверять подлинность электронных цифровых книжек.

Переход на электронную систему займет длительное время. Быстро это получится только с людьми, у которых всего одно-два места работы. У остальных опыт частично будет отражен в бумажной трудовой, частично оцифрован, и каким образом с этим работать (и особенно подтверждать стаж) – пока непонятно. Этот механизм еще не выработан. Существует и риск потери определенного рабочего стажа.

Сегодняшние российские трудовые книжки – это, конечно, анахронизм, но механизм действия электронных книжек нужно серьезно дорабатывать при помощи эйчаров-практиков, а не чиновников или законодателей».