Перед тем как новый работник приступит к должностным обязанностям, необходимо оформить с ним трудовые отношения. Трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании заключенного трудового договора. Чтобы заключить трудовой договор, необходимо получить от работника пакет документов и пройти ряд процедур, которые требуются согласно Трудовому кодексу.

Итак, оформляем трудовые отношения по шагам.


  1. Шаг 1. Принимаем от работника необходимый пакет документов
  2. Шаг 2. Знакомим работника с внутренними документами компании под роспись
  3. Шаг 3. Согласовываем и подписываем трудовой договор
  4. Шаг 4. Подготовка приказа о приеме на работу
  5. Шаг 5. Оформление личной карточки по форме №Т-2
  6. Шаг 6. Внесение сведений в трудовую книжку

Шаг 1. Принимаем от работника необходимый пакет документов

Согласно Трудовому кодексу (статья 65 ТК РФ), лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю необходимые для заключения трудового договора документы:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку – кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
  • документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Список исчерпывающий, и других документов не требуется.

Шаг 2. Знакомим работника с внутренними документами компании под роспись

При приеме на работу – до подписания трудового договора – работодатель обязан под роспись ознакомить сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Об этом говорит статья 68 ТК РФ.

На деле составление документов о приеме и ознакомление с внутренними нормативными актами производится практически одновременно. Зафиксировать факт ознакомления можно двумя способами.

Первый. На последнем листе трудового договора печатается пункт: «С внутренними документами (перечисляете ваши внутренние документы) ознакомлен, с условиями работы согласен». И подпись работника.

Второй вариант. Составляете лист ознакомления работника и перечисляете все документы. Принимаемый работник ставит подпись напротив каждого пункта.

Некоторые сотрудники отдела кадров подстраховываются и делают оба варианта одновременно. Это не будет ошибкой.

Шаг 3. Согласовываем и подписываем трудовой договор

Трудовой договор составляется в двух экземплярах. За основу можете взять шаблон трудового договора, разработанный экспертами Worki.

При составлении трудового договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодекса. Берем шаблон трудового договора и заполняем следующие поля.

  1. Указываем место и дату заключения договора.
  2. Фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор.
  3. Сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица.
  4. Сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.
  5. Прописываем реквизиты работодателя и работника (ИНН, СНИЛС и др.).

В трудовом договоре указываем обязательные условия труда, которые необходимо прописывать в любом случае, и дополнительные, которые вносятся на усмотрение работодателя.

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия.

  1. Место работы. Тут надо точно указать структурное подразделение. Если это филиал, то указываем и место нахождения.
  2. Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой сотруднику работы).
  3. Дату, с которой работник должен приступить к исполнению обязанностей. Если заключается срочный трудовой договор, то указываем срок его действия и причины заключения срочного договора в соответствии с Трудовым кодексом.
  4. Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада – должностного оклада – работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).
  5. Режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя).
  6. Гарантии и компенсации за работу с вредными и/или опасными условиями труда, если сотрудник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте.
  7. Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой).
  8. Условия труда на рабочем месте.
  9. Условие об обязательном социальном страховании работника.

Если вы не внесете какой-то из обязательных пунктов, это не означает, что трудовые отношения не оформлены. Чтобы внести в трудовой договор пункты, которые не были включены ранее по каким-либо причинам, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Как мы сказали выше, в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством.

  1. Об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и/или о рабочем месте.
  2. Об испытании. Если мы не устанавливаем испытательный срок сотруднику, например, принимаем переводом через приглашение из другой компании или принимаем уже ранее работавшего у нас сотрудника, то пишем фразу: «Принят постоянно без срока испытания».
  3. О неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной).
  4. Об обязанности сотрудника отработать после обучения срок не менее установленного договором, если обучение проводилось за счет средств работодателя.
  5. О видах и об условиях дополнительного страхования работника.
  6. Об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи.
  7. О дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника.

После составления трудового договора подписываем его у обеих сторон трудовых отношений – работодателя и работника.

В трудовой договор желательно добавить два важных пункта.

  1. Фразу «С условиями работы ознакомлен и согласен». Рядом – ФИО и подпись работника.
  2. Фразу «Второй экземпляр трудового договора получил». Рядом – ФИО и подпись работника.

Внимание! Таким образом, у нас в трудовом договоре будет три подписи работника. Две подписи делаются сразу. Одна – о подписании трудового договора, вторая – об ознакомлении и согласии с условиями договора. Третья подпись ставится после подписания трудового договора работодателем и по факту получения второго экземпляра на руки работником.

Помимо этого в трудовом договоре можно предусмотреть дополнительные условия, выгодные для обеих сторон. К примеру, указать дополнительные льготы, которые работодатель предоставляет работнику, в том числе и по оплате труда.

Кроме того, надо закрепить пункт о согласии работника на передачу работодателем его персональных данных как внутри организации, так и за ее пределами. Ведь с 1 февраля 2002 г. работодатель не может распространять информацию, касающуюся работника, без его согласия, даже внутри организации (статья 88 ТК РФ).

Шаг 4. Подготовка приказа о приеме на работу

Так как прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора, готовим приказ (распоряжение) о приеме работника.  Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (статья 68 ТК РФ).

Форма приказа о приеме на работу – это документ, который можно составлять как в свободной форме, так и с использованием унифицированного шаблона.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Работодатели, которым это удобно, могут продолжать применять их как унифицированные бланки. Форма № Т-1 используется для приема одного сотрудника, а форма № Т-1а – в случае массового приема сотрудников. Они утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

Если документ составляется в виде текста, а не таблицы, то есть в произвольной форме, надо обязательно указать в нем все необходимые данные. Хотя Трудовой кодекс прямо не регулирует внутренние нормативные акты организации, образец приказа о приеме на работу должен содержать ряд сведений, без которых он может быть признан недействительным.

К ним относятся:

  • данные о распорядительном действии (в нашем случае – приказ), а именно фраза «приказываю»;
  • фамилия, имя, отчество работника, который трудоустраивается в организацию;
  • должность (профессия), на которой будет работать сотрудник;
  • наименование отдела или подразделения организации;
  • порядок оплаты труда и размер оклада (можно сослаться на штатное расписание);
  • испытательный срок и его условия (при необходимости);
  • реквизиты трудового договора с работником;
  • дата, с которой новый сотрудник должен приступить к выполнению служебных обязанностей.

Остальные сведения работодатель может указать по своему желанию. Как у каждого нормативного акта, у приказа должен быть номер и дата составления, а также подпись издавшего его лица. Не возбраняется оформлять одним распоряжением сразу нескольких новых сотрудников, если они устраиваются в один день. В этом случае все вышеперечисленные сведения должны быть указаны по каждому из них.

Внизу документа каждый из работников должен поставить свою подпись об ознакомлении с приказом. Реквизиты данного распоряжения обязательно указываются в трудовой книжке.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу выдается сотруднику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию сотрудника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Если организация использует унифицированный бланк, то составить документ гораздо проще, поскольку в него нужно вписать только недостающие сведения. Правда, такой бланк содержит некоторую информацию, которую можно не указывать в произвольном документе, например, точный размер оклада, табельный номер работника. Форму № Т-1 удобно всегда хранить под рукой, например, в папке шаблонов самых востребованных кадровых документов на компьютере. Для этого бланк нужно один раз скачать, и он будет служить вам много лет. Но не забывайте вести удобную для вас нумерацию приказов.

Отдельно нужно обратить внимание на то, что в некоторых случаях распоряжение имеет ряд особенностей. Например, при оформлении сотрудников по совместительству или при срочном трудовом договоре. Все эти нюансы непременно следует указать в документе.

Шаг 5. Оформление личной карточки по форме №Т-2

Личные карточки работников используются организациями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2 – личная карточка работника. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 г.

Личная карточка работника – это обязательный документ в кадровом делопроизводстве.

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

  • для ознакомления с записями в трудовой книжке;
  • для учета военнообязанных.

Храниться она должна постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Минимально работник расписывается в карточке три раза:

  • за достоверность сведений при приеме на работу;
  • при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
  • при увольнении.

В дальнейшем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке напротив дублирующей записи об этих сведениях.

Организация может по собственному выбору:

  • либо использовать унифицированную форму личной карточки, если это утверждено руководителем организации;
  • либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем – при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты.

Личная карточка – обязательный документ (подпункт 1.1 п. 1 и п. 2 постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В ней нужно повторить все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью нужно ознакомить сотрудника под подпись в личной карточке.

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент оформления трудоустройства нового работника, но можно и повременить. Главное, чтобы отметка в трудовой книжке о приеме на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд документов:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об окончании учебного заведения;
  • свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;
  • другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, наличие государственных наград, наличие инвалидности и т. п.).

Кроме того, в личной карточке нужно отразить и сведения, которые нельзя почерпнуть из перечисленных документов: контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками. Всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам.

Разделы карточки Т-2

Личная карточка состоит из одиннадцати разделов.

  1. Общие сведения.
  2. Сведения о воинском учете.
  3. Прием на работу и переводы на другую работу.
  4. Аттестация.
  5. Повышение квалификации.
  6. Профессиональная переподготовка.
  7. Награды (поощрения) и почетные звания.
  8. Отпуск.
  9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
  10. Дополнительные сведения.
  11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Заполнение. Подробный пример

Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Это поможет лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы.

Как заполнить шапку личной карты работника
Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это – на ваше усмотрение.

Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом.

  • Дата ставится в формате хх.хх.хххх  (к примеру, 01.08.2016).
  • Табельный номер – это порядковый номер, присвоенный работнику в учреждении.
  • ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
  • СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его, согласно ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то, согласно ч. 4 той же статьи, СНИЛС должен быть выдан работодателем.
  • «Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы фамилии работника.
  • Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
  • Пол можно указать буквой «М» или «Ж», а можно написать слово целиком.

Заполнение формы Т-2 по разделам

Раздел 1. Общие сведения
Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать данные нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении.

  • Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате хх.хх.хх (23.05.82).
  • Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как «село», «станица», «кишлак», «аул» нужно писать целиком.
  • При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
  • Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
  • Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
  • ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.
  • Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы.

  • ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ.
  • ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4).
  • ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования.
  • ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.

Важно! У работника службы кадров должен быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды у человека, на которого создается карточка.

Раздел 2. Сведения о военном учете
Для заполнения этого раздела используются документы воинского учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей.

  • Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу, – офицер запаса.
  • Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
  • Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
  • Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
  • Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего. Подписать этот раздел необходимо и работнику.

Раздел 3. Прием на работу. Переводы
От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ, на который ориентируются при заполнении, – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудовой книжке. Работник должен заверить подписью все пункты раздела.

Раздел 4. Аттестация
Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка: «Соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «Не соответствует». Необходимость переаттестации указывается в решении специальной комиссии.

Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате хх.хх.хххх. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка
Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате хх.хх.хххх. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего, например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

Раздел 7. Награды
В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служит статья 191 ТК РФ и локальные акты. Награды и почетные звания нужно отметить и перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

Раздел 8. Отпуск
В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

  • очередной ежегодный отпуск;
  • отпуск без содержания;
  • отпуск для ухода за ребенком.

Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год все равно рассчитывают полностью.

Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполняется. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Оно должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

Раздел 9. Социальные льготы
Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

Раздел 10. Дополнительные данные
В этом разделе можно ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении курсов, о группе инвалидности и т.п.

Раздел 11. Прекращение трудового договора
Особенности заполнения этого раздела такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и специалист по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

Использование спецсимволов
Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие специальные символы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.

Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он попадать не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Прочерки
Эта распространенная ошибка вызвана тем, что во многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить пустой.

Заполнение формы на компьютере
Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

Важно! Испорченную карточку можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Хранение личных карточек
Помните: срок хранения личных карточек, созданных до 2003 г., составляет 75 лет. А документы, созданные начиная с 2003 г., хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В личных карточках содержатся персональные данные сотрудников. Поэтому свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен. Рекомендуем хранить в специальных металлических шкафах с ограниченным доступом персонала.

Шаг 6. Внесение сведений в трудовую книжку

Для оформления трудоустройства лицо, поступающее на работу, предъявляет трудовую книжку. Если кандидат ранее не работал, у него может не быть трудовой книжки. В этом случае трудовую книжку может завести работодатель.

Чтобы ее завести, кандидату нужно написать заявление на имя работодателя с просьбой оформить бланк (статья 65 ТК РФ).

В отделе кадров должны быть документы, связанные с выдачей и учетом трудовых книжек.

  1. Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Форма журнала утверждена приложением №3 Постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Обязанность работодателя – иметь такой журнал – прописана в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225. Документ можно приобрести в магазинах или бесплатно скачать, распечатать и пользоваться.

    В журнале регистрируется учет движения трудовых книжек. В него вносят сведения о бланках, переданных в отдел кадров работниками при трудоустройстве. Если трудовая книжка заводится впервые, то сведения о ней также вносятся в журнал.
  2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки (утверждена Постановлением Министерства Труда и Соц. развития № 69 от 10.10.2003 г.) – это книга, в которой регистрируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

    Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил № 225), то есть по заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша взимается плата в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил № 225).

Это не относится к случаям:

  • неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48 Правил № 225);
  • массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций – экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств (п. 34 Правил № 225).

В данных ситуациях стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано сообщать в бухгалтерию работодателя по окончании каждого месяца о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши (п. 42 Правил № 225).

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек

  1. Записи вносятся только работодателем. У каждой записи должен быть порядковый номер и дата внесения этой записи.
  2. Даты. Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год).
  3. Цвет чернил. Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки.
  4. Сокращения. Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми.
  5. Язык. Русский или иной официальный язык (в республиках РФ).
  6. Строгое соответствие записи приказу. Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом. Обязательно следует указать номер и дату приказа.
  7. Сроки внесения. Для работника, трудящегося более пяти дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее семи дней после начала сотрудником деятельности на предприятии.
  8. Ознакомление работников и заверение. Со всеми записями работника необходимо ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются.
  9. Исправление ошибок.Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела). Вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

Итак, согласно правилам вносим первую запись о приеме кандидата.

Титульный лист. Правила заполнения

Ведение трудовых книжек и записи в них производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем. Правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

  • фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ; если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
  • дата рождения;
  • данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании; если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
  • специальность указывается в именительном падеже;
  • дата заполнения;
  • подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Ведение раздела о работе. Алгоритм действий, общие правила:

  • в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации (как полное, так и сокращенное) либо ставится штамп предприятия;
  • затем, ниже в первой графе, ставится порядковый номер записи, во второй – дата приема работника;
  • в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
  • обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

Внимание! Печать организации к записи о приеме на работу в трудовую книжку не ставится.

Трудовые книжки работников рекомендуем хранить в огнеупорных металлических сейфах в ограниченном доступе, чтобы исключить возможность хищения или порчи.


Дополнительные материалы: