Рассказываем, как поступать, если сотрудник нуждается в дополнительных выплатах в связи с жизненными обстоятельствами – и приятными, и неприятными.

Что такое матпомощь

Материальная помощь – денежная выплата от работодателя сотруднику, когда последнему требуется материальная поддержка. Такая выплата производится единоразово и в особых случаях (каких – рассмотрим ниже). Она никак не привязана к результатам и эффективности сотрудника, а скорее служит поддерживающей выплатой.

Выплата матпомощи – полностью инициатива работодателя. Именно компания определяет, в какие сроки и сколько получит нуждающийся сотрудник. Закон не устанавливает размеры матпомощи. Такие жесты укрепляют лояльность работников и бренд работодателя, а также позволяют поддержать ценного сотрудника в непростой ситуации, чтобы он не терял эффективности.

Виды матпомощи

Основания для выплаты матпомощи, опять же, остаются на усмотрение компании – закон такого перечня не приводит. Чаще всего к основаниям относят:

  • семейные обстоятельства (рождение или смерть члена семьи, болезнь родственника, свадьба);
  • проблемы со здоровьем сотрудника и, соответственно, необходимость в платном лечении;
  • чрезвычайные ситуации (например, сгорел дом или затопило жилье, сотрудник стал жертвой теракта);
  • праздничные события (юбилей);
  • другие обстоятельства (например, критичные проблемы с деньгами, выход на пенсию).

Как оформить

Всю информацию относительно уплаты матпомощи в компании можно прописать в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Впрочем, и без положения о матпомощи в этих документах работодатель все равно может принять решение о выплате. Но, конечно, закрепленное правило укрепит в сотрудниках уверенность, что в случае непредвиденных обстоятельств компания их не бросит.

В первую очередь необходимо, чтобы сотрудник написал заявление о получении матпомощи. Оно пишется в свободной форме (образец с сайта gd.ru). К заявлению следует приложить подтверждающие обстоятельства документы. Например, если выплата производится по факту смерти родственника, нужна копия свидетельства о смерти и документ, который подтвердит родство. Подтверждающими документами в зависимости от обстоятельств могут служить справки от госорганов, заключение врача, свидетельство из ЗАГСа, документы об оплате услуг (например, медицинских).

Конечно, не всегда есть необходимость в заявлении от сотрудника. Например, если начальство добровольно решило материально поддержать ценного работника при уходе на пенсию, это можно сделать на основании служебной записки от руководителя.

А вот что нужно сделать обязательно, так это подготовить приказ со стороны начальства о перечислении денежных средств (образец с сайта gd.ru). Этот приказ и будет легальным основанием для выплаты.

Как быть с налогами

Согласно Федеральному закону 257-ФЗ и 125-ФЗ, платить налоги и страховые взносы с матпомощи не нужно, если выплаты производятся в случае смерти члена семьи (супруга, родителя или опекуна, ребенка, в том числе приемного) или при рождении (усыновлении) ребенка. Во втором случае матпомощь не должна превышать 50 000 руб., иначе налог все-таки придется заплатить.

Также налогами и сборами не облагается матпомощь сотрудникам, пострадавшим от чрезвычайных ситуаций, включая теракты.

Максимальная сумма выплаты в других случаях (свадьба, юбилей, лечение) не должна превышать 4000 руб., иначе придется платить налог. Причем это касается итоговой суммы выплат матпомощи одному сотруднику за год. То есть если в одном месяце вы заплатили человеку матпомощь в размере 4000 руб. а в следующем – еще 2000, то «лишние» 2000 уже подлежат налогообложению.

Сколько платят в разных компаниях

Еще раз отметим: размер материальной помощь каждая компания устанавливает самостоятельно. Собрали несколько примеров, чтобы вы понимали, на какие цифры можно ориентироваться.

Часто в компаниях фиксированной суммы нет: матпомощь платят в размере месячной зарплаты сотрудника. На российском станкостроительном предприятии материальные выплаты сильно варьируются в зависимости от должности сотрудника и ситуации: это может быть и 4000 руб., и 100 000 руб. В фирме, занимающейся дистрибьюцией товаров повседневного спроса (Украина), платят три оклада за рождение ребенка сотруднице женского пола и один оклад – сотруднику мужского пола, а также один оклад в связи со свадьбой и половину оклада при смерти близких родственников.

В некоторых компаниях на все случаи есть фиксированная сумма (например, в крупной звукозаписывающей компании и при рождении ребенка, и при смерти родственника, и в случае свадьбы выплачивают 15 000 руб.). В другой организации при смерти родственника полностью покрывают расходы на похороны. В Сибирской ритейловой компании на рождение ребенка или свадьбу выплачивают 5000 руб., но только тем сотрудникам, которые проработали больше года. Есть и случаи, когда в компании после инфаркта сотрудника ему продолжали в течение года платить зарплату.