Представим, что у вас в компании уже организован регламентированный процесс подбора персонала. Структурно проводятся все этапы привлечения персонала, от встречи с заказчиком и составления вакансии до финального собеседования и сбора рекомендаций. Все это сопровождается необходимыми документами: заявка, портрет кандидата, сводный оценочный лист.

Что можно еще улучшить? Какой еще нужен документ, который позволит эффективно общаться рекрутеру и заказчику на одном языке?

Не подумайте, что я поддерживаю бюрократию. Мы обеими руками за оптимизацию рабочих процессов без лишних бумаг, но есть действительно важные документы, которые нельзя выдергивать из процессов. Например, КРМ (карта рабочего места).

КРМ можно смело назвать путеводителем по вакансии, так как этот документ отражает всю суть должности, на которую проводится подбор.

Второе важное значение этого документа: КРМ позволяет каждому сотруднику понимать свою роль в компании, свои права, полномочия, ответственность и должностные обязанности. Документ проясняет взаимоотношения между работодателем и работником. Первые три месяца во время испытательного срока – и в дальнейшей работе в течение всего времени трудовых отношений – он является ориентиром для нового сотрудника относительно его функционала.

Цель составления карты рабочего места – описать требования, предъявляемые к работникам организации для достижения целей компании.

Перед составлением КРМ необходимо ответить на следующие вопросы.

1. Цель должности?
2. Какова зона ответственности данной должности?
3. Какие задачи стоят перед сотрудником?

Как правило, работу над КРМ начинают с составления перечня задач, которые нужно выполнять сотруднику. Обычно такой список содержит 20-30 должностных обязанностей, которые пересматриваются и сокращаются. В конечном итоге в документ записывается 10-15 обязанностей. Это происходит потому, что рекрутер изначально задает заказчику вопросы о том, что должен делать будущий сотрудник. Заказчик предоставляет список всех задач, но многие из них либо второстепенны, либо дублируют друг друга. В ходе переговоров рекрутер предлагает выделить наиболее важные , а остальное – сократить.

КРМ составляются таким образом, что все основные задачи прописываются детально, а второстепенные – обобщаются.

Ответственным за создание КРМ является непосредственный руководитель. Помощь в техническом оформлении КРМ оказывает рекрутер, ведущий вакансию.

Понятие КРМ намного шире, чем должностная инструкция. Это живой документ, который постоянно помогает ориентироваться в работе сотруднику и руководителю. Должностная инструкция – сухой документ, который, как правило, используется при проверке госорганами и очень редко – при возникновении споров между работником и работодателем, когда нет КРМ.

Если должностная инструкция пылится в шкафах отдела кадров, то КРМ находится на рабочем месте сотрудника, а второй экземпляр – у его руководителя. В период испытательного срока это поможет решить много вопросов адаптации на рабочем месте. Чем более детально будет прописана КРМ, тем больше ответов в ней будет для сотрудника и его руководителя.

Структура КРМ

1. Наименование должности.
2. Наименование структурного подразделения.
3. Цель должности (отражает суть деятельности).
4. Смысл должности (для чего – в рамках всей компании или подразделения – необходима данная должность, что будет общим результатом работы специалиста).
5. Подчиненность.
6. Взаимодействие.
7. Основные обязанности.
8. Критерии эффективности деятельности.
9. Полномочия.
10. Ответственность.
11. Об условиях труда (информация о физических условиях работы, режиме,  социальном окружении). График и место работы.

Все пункты обязательно согласовывается с вышестоящим руководителем.

Примерная КРМ для должности специалиста по персоналу

Должность: специалист по персоналу.

Наименование структурного подразделения: отдел персонала.

Цель должности: обеспечение компании персоналом, соответствующим требованиям профессии и квалификации; организация условий для эффективной работы персонала.

Подчиненность: специалист по персоналу подчиняется руководителю отдела персонала.

Взаимодействует:

•  со службой безопасности по вопросам проверки кандидатов на вакантные позиции;
•  с руководителями структурных подразделений по вопросам поиска новых сотрудников; адаптации, обучению, аттестации действующих сотрудников, планов индивидуального развития;
•  со специалистом по кадрам по вопросам трудоустройства;
•  с менеджером по рекламе по вопросам размещения рекламы вакансий в СМИ;
•  с руководителем отдела IT по вопросам оборудования рабочих мест для новых сотрудников.

Основные функции:

•  поиск, привлечение и отбор персонала;
•  организация адаптации и стажировки персонала;
•  разработка функционала для новых рабочих мест (сотрудников);
•  оценка и аттестация персонала;
•  проведение мероприятий по развитию и обучению персонала;
•  участие в реализации корпоративной социальной политики.

Должностные обязанности:

•  принимать в работу заявку на поиск персонала, назначать рабочую встречу и проводить интервью с заказчиком по поиску персонала;
•  проводить анализ рынка труда на соответствие уровня заработной платы по вакансии;
•  составлять текст объявления вакансии, выбирать наиболее подходящие источники размещения объявлений;
•  проводить поиск и подбор персонала, проводить телефонные интервью, личные собеседования, организовывать финальные собеседования кандидатам с заказчиками, со службой безопасности; лично присутствовать на всех этапах подбора персонала по закрепленной вакансии;
•  составлять совместно с заказчиком КРМ, согласовывать содержание КРМ с руководителем отдела персонала, заказчиком; организовать утверждение КРМ у высшего руководства;
•  организовать составление плана адаптации для нового сотрудника и постановки задач на испытательный срок;
•  отслеживать прохождение новым сотрудником испытательного срока, проводить регулярные беседы с сотрудником и его руководителем;
•  принимать участие в организации корпоративной и жизни коллектива;
•  принимать участие в развитии персонала (аттестации и мероприятия по обучению);
•  выполнять иные разовые поручения руководителя отдела персонала, касающиеся рабочих вопросов отдела персонала.

Ключевые показатели эффективности работы:

•  умение налаживать коммуникации с заказчиками;
•  готовность к интенсивному труду (быстрое и качественное закрытие вакансий);
•  исполнительность (своевременное выполнение задач).

Полномочия:

•  самостоятельно планировать свою работу в рамках функциональных обязанностей;
•  получать необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей информацию о деятельности компании от всех подразделений – напрямую или через руководителя отдела;
•  выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

Ответственность за:

• качество подбираемого персонала;
• соблюдение сроков закрытия вакансий;
• своевременность оформления документов по подбору и оценке персонала;
• HR – бренд предприятия во внешней среде;
• достоверность предоставленной  информации;
• соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, дисциплины на рабочем месте;
• точное выполнение распоряжений и приказов руководителя;
• неразглашение информации об организации, относящейся к коммерческой тайне.

Условия труда

•  График работы: 5 дней в неделю, пн.-пт., с 9:00 до 18:00, обед 1 час в период с 12:00 до 15:00, плавающий в свободное от собеседований и совещаний время.
•  Место работы: БЦ Волна, офис 120.

Согласовано:

Руководитель отдела персонала                         ________________ А.П. Иванов

С картой рабочего места ознакомлен, согласен:

________________/___________________        «____»___________2019 г.