HR-эксперт Анастасия Новоселова снова помогает нам (и вам) разобраться с непростыми HR-понятиями и процессами. На этот раз поговорим об экспресс HR-аудите, алгоритме его проведения и подводных камнях.

«Экспресс-аудит HR-процессов проводят, когда нужно определить задачи на ближайшее время и выяснить, какие в компании слабые места. HR-аудит – это не самоцель. Крайне редко собственник решает провести его без какой-либо определенной боли. Как правило, за таким заказом стоит конкретный запрос, необходимость что-то поменять или улучшить в системе HR или бизнеса в целом.

Если говорить об экспресс-аудите – то есть о таком, который может быть сделан в срок от нескольких часов до нескольких дней, – то сначала необходимо задать заказчику вопрос: «Почему вы хотите провести аудит, что послужило причиной?».

Ответ очень важен, именно на этот запрос и нужно ориентироваться. Ведь прежде чем делать замеры и диагностику системы, нужно понять, что послужило причиной аудита, что за «симптом». Это как у врача: сначала пациент говорит ему, что и где болит, а потом уже доктор выясняет причины и диагностирует болезнь.

То есть, например, если заказчик говорит, что плохо идет подбор персонала, или лучшие сотрудники постоянно уходят – это все симптомы. Нужно эти симптомы сформулировать, выписать и сформировать гипотезы (почему так происходит), которые потом в процессе аудита будем подтверждать или опровергать, проводя диагностику.

Технология проведения экспресс-аудита

Первый шаг – поработать с цифрами и статистикой в области HR. Помните, что цифры – самая говорящая вещь в аудите. Работа с процессами тоже важна, но именно цифры дают объективную картину. Поэтому необходимо собрать статистику и цифры по HR-процессам, понять, какие показатели есть для анализа. Чем больше таких показателей мы соберем, тем лучше. Потому что зачастую наше восприятие искажено эмоциями, представлениями о том, как должно быть и как мы хотим это видеть. Так что заказчик не всегда видит объективную картину. Если какой-то статистики нет, то специально собирать ее для экспресс-аудита не нужно. Будем оперировать данными, которые у нас есть.

Второй шаг – собственно, аудит HR-процессов. Рекомендую для начала выделить все типовые HR-процессы, которые есть в компании. Это HR-стратегия, организационная политика, привлечение и подбор персонала, адаптация, администрирование трудовых отношений, кадровое делопроизводство, обучение и развитие персонала, развитие корпоративной культуры, система мотивации (материальной и нематериальной). Далеко не все процессы есть в каждой организации, так что аудит, конечно, нужно проводить только по тем, которые в компании присутствуют.

Для этого нужно выделить группу сотрудников, которые занимаются определенным процессом, и провести краткий опрос, задать буквально три вопроса. «Как вы считаете, насколько результативно работает эта система?». «Какие проблемы есть в системе?». «В каких точках система может работать лучше?».

Третий шаг. Берем специальные чек-листы, которые я составляла для проведения экспресс HR-аудита. С их помощью по каждому направлению проводим оценку. Чек-листы работают просто: есть утверждения, и сотрудникам нужно проставить на каждое плюсы или минусы – что есть, а чего в компании нет. Это занимает буквально десять минут.

Скачать
Скачать
Скачать
Скачать
Скачать

Итак, у нас есть статистика, ответы на вопросы участников процесса и заполненные чек-листы. Эту информацию сводим в матрицу по каждому из процессов. Можем эти данные сразу оцифровать, составить графики и сделать выводы для руководителя: какие HR-процессы есть в компании, что работает, что считается проблемой. И это будут не общие слова, а конкретные элементы. Например: «Не определены потребности в обучении персонала; не разрабатываются индивидуальные планы развития сотрудников; нет критериев оценки кандидатов на испытательном сроке».

Эти выводы привязываем к изначальному запросу для проведения аудита. Выявленные проблемы как раз могут быть причиной того, из-за чего изначально руководитель обратился к эйчару.

После такого аудита сразу можем предложить программу по устранению недостатков.

Так, максимум за четыре дня (а в маленькой компании экспресс-аудит можно провести и за день) мы диагностируем проблемы HR-системы и вырабатываем рекомендации, прямо по пунктам аудита. Параллельно я предлагаю внедрить методику для мониторинга эффективности этих показателей, чтобы впоследствии руководитель сам мог периодически проводить такой экспресс-аудит при помощи чек-листов.

Подводные камни

Любой HR-аудит – это лишь начало работы. Готовьтесь к тому, что руководители будут неприятно удивлены его результатами и проблемными местами, о которых они и не подозревали. Поэтому нужно пояснить заказчику: да, определенный элемент, возможно, работает не идеально, но если это не причина тех проблем, которые сформулированы в запросе, то можно эту проблему решать во вторую очередь.

Такой подход – это оценка рисков. Не стоит говорить собственникам, что в компании все плохо. Говорите на их языке – про оценку рисков и проблемные точки. Объясните, что риски первого уровня – это то, что напрямую влияет на прибыль, выручку, и их нужно решать в первую очередь. А риски второго и третьего уровня решаются уже в более долгосрочной перспективе.

Задача эйчара – сделать так, чтобы по результатам аудита руководитель захотел что-то менять, вкладываться в HR-систему. Он должен понять, какой результат это принесет. Подход разделения на уровни рисков клиенты воспринимают более охотно.

Помните, что без диагностики делать изменения в HR-системе опасно. Это может привести к негативным последствиям для компании».

Другие статьи от Анастасии в нашем блоге:
Массовый подбор: инструкция для рекрутера. Этапы, лайфхаки, ошибки
Гид по HR-фрилансу
Рисуем воронку при массовом подборе сотрудников
Закрытие необычных вакансий
Тренды в разработке материальной мотивации персонала: считаем экономику