Одни эйчары не представляют свою жизнь без автоматизации HR-процессов, другие – не доверяют современным HRM-системам или не могут найти подходящую. Разбираемся вместе с Владимиром Федаком, CEO Hurma System, действительно ли эйчарам нужна автоматизация.

Зачем эйчарам автоматизироваться

Причина №1. Чтобы все успевать
Компания, у которой есть будущее, все время развивается. Это отображается в росте количества сотрудников, проектов, задач. Таким образом эйчары получают «резиновый день», в который должно вместиться все: от планирования встреч и собеседований до программ мотивации. В подобном ритме HR-специалисты не успевают решать все задачи. Согласно данным исследования IBM, 66% руководителей компаний считают, что автоматизация HR-процессов повышает качество работы специалистов по персоналу.

Причина №2. Чтобы увеличивать лояльность сотрудников

Рынок труда в 2020 диктует свои правила. Сегодня именно кандидаты выбирают работодателя, а не наоборот. Огромное количество фирм заказывают вкуснейшее печенье в офис и отводят огромные суммы из бюджета на корпоративы, но часто проигрывают в ежедневных деталях: долгое утверждение отпусков, отсутствие доступной информации об оформлении больничных, трудная коммуникация с HR-отделом, не вовремя проведенные eNPS. Эти проблемы опять же помогает решить автоматизация.

Множество HRM-систем позволяют создавать аккаунты для сотрудников, где те могут быстро отправить запрос на любой вид отсутствия и посмотреть свою статистику. А еще:

  • узнать о новых событиях – своих и компании – в удобном календаре или через уведомления;
  • ознакомиться с «Деревом компании» (посмотреть данные каждого сотрудника компании);
  • вести свой личный OKR и наблюдать за своим и командным прогрессом.

Пример модуля «Дерево компании», который позволяет посмотреть сотрудников компании по отделам

При помощи автоматизации HR-специалист не только развивает бренд работодателя, но делает ежедневные будни сотрудников проще, вовлекает их в жизнь компании.

Причина №3. Чтобы обезопасить процессы

В Google-табличке, казалось бы, предельно ясно, как и кому давать доступы. Но это только пока вы случайно не увидите, что в вашем файле «бездействует Неопознанный лось», и это точно не коллега Маша. Огромный плюс HRM-системы в том, что, если вы купите ее у правильной компании с опытными разработчиками, то ваши данные будут защищены на 100%.

При выборе компании-разработчика стоит обратить внимание на такие моменты:

  • опыт работы в IT-индустрии;
  • количество успешно реализованных проектов;
  • экспертиза компании в HR-сфере;
  • способ защиты данных клиентов. Например, в Hurma защищают данные при помощи Single Tenant SaaS infrastructure. Это означает, что у пользователей есть безопасная приватная среда. Или, другими словами, собственный облачный сервер.

Причина №4. Чтобы стандартизировать HR-процессы

Даже если в HR-отделе всего два человека, то кто-то один может раздражать другого в элементарных моментах: забыл заполнить поле, случайно нажал что-то и «все пропало», заполнил не тем шрифтом (КАПСОМ или выделил жирным там, где не стоило бы). Кажется, все это мелочи, но в ежедневной работе они мешают и отвлекают.

В HRM-системах все проще: там есть меню, большинство систем интуитивно понятны, а стандартизированный интерфейс невозможно заполнить как-то по-другому.

Причина №5. Чтобы оптимизировать HR-процессы

Решения «все в одном» вроде HRM-систем хороши тем, что в них соединяются все HR-процессы – от этапа рекрутинга до проведения встреч один на один. Что есть в современных системах автоматизации:

  • База кандидатов и вакансий для рекрутера
  • Парсинг резюме из различных типов файлов
  • Интеграция с популярными локальными job-порталами и LinkedIn
  • Автоматизация адаптации, проведения welсome interview и выходного интервью, испытательного срока
  • Календарь событий, который синхронизируется с Google-календарем
  • Статистика по HR и рекрутингу
  • Absence management (отпуска, больничные, переносы, командировки)
  • Уведомления о мероприятиях и событиях компании
  • Управление результативностью
  • OKR (управление целями компании)

Основной экран HRM-системы, который позволяет посмотреть количество сотрудников, кандидатов, вакансии и удобный календарь событий

Выгоды внедрения HRM-системы

Вовлеченность сотрудников

Одна большая система, в которой сотрудники могут получить ответы на все рабочие вопросы, – важный элемент корпоративной культуры.

Повышение эффективности HR-отдела

Распределение ролей в системе позволяет каждому заниматься своим делом и вносить отдельный вклад в ежедневную работу HR-отдела.

Отсутствие рутины

HRM-система позволяет автоматизировать огромное количество процессов, освобождая время HR-специалиста на те задачи, которые автоматизировать невозможно. В 2020 году важно ставить акцент на повышение лояльности сотрудников. И для этого эйчару точно необходимо больше времени.

По данным исследования Hurma, автоматизация процессов помогла компаниям сэкономить до 43% времени на рутинных операциях, снизила финансовые и трудозатраты, чем оптимизировала работу компании в целом. Также она повысила eNPS (индекс лояльности сотрудников) на 25% и уменьшила текучесть персонала на 12%.

Действительно ли автоматизация HR-процессов необходима вашей компании – решать вам. Но, скорее всего, это выбор без выбора, ведь технологии уже сделали его за нас.