Мы уже рассказывали о проблеме гостинга в современных компаниях. Сбежавший сотрудник – еще полбеды. Надо правильно оформить увольнение такого «бегуна», чтобы не нарваться на штрафы. Как это сделать, объясняет бренд-амбассадор Worki Андрей Сорокин.

Итак, сотрудник бесследно пропал – в середине дня или не появился на работе с утра – и не выходит на связь. Позвоните ему по телефону, который он указал в анкете при приеме на работу, а также по всем имеющимся у работодателя номерам для связи с сотрудником. Возможно, человек просто заболел, а сообщить об этом не было возможности.

Если звонки остаются без ответа, эйчару нужно отправить горе-работнику письмо по почте с просьбой объяснить причины отсутствия на рабочем месте. Обязательно отправляйте заказное письмо с ценным вложением и уведомлением о получении. Когда «посылку» доставят по адресу, вам придет отчет о том, что письмо вручено получателю. Ответ вы скорее всего не получите, но не отчаивайтесь: вы уже выполнили важный пункт, чтобы подстраховать себя. Идем дальше.

Пока работник прогуливает и игнорирует вас, каждый день составляйте акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Акт составляют в присутствии (и за подписью) минимум трех человек.

Если сотрудник так и не объявился, его наконец можно уволить за прогул. Хотя четких указаний по срокам в законодательстве нет, как правило выдерживают две недели. Это может быть прописано внутренними регламентами компании. В трудовом кодексе указано, что можно уволить за прогул, если сотрудник отсутствует без уважительных причин на рабочем месте более четырех часов. Но в нашем случае он просто пропал, и мы не знаем, где он. Увольнять сразу нежелательно. Такой товарищ может появиться через несколько дней и принести больничный лист. Тогда вы точно будете обязаны восстановить его и оплатить период нахождения на больничном...

Вернемся к нашей ситуации. Эйчар составляет общий акт об увольнении, прикладывает все акты за каждый день с момента побега работника, служебную записку руководителя, табель. Причем в табеле за пропущенные дни проставляются нули, и за эти дни бухгалтерия зарплату не начисляет.

Затем эйчару нужно отправить бывшему сотруднику письмо с уведомлением о том, что он уволен за прогул, просьбой ознакомиться с приказом об увольнении и предложить прийти за трудовой книжкой в отдел кадров (или же указать адрес, куда ее выслать). Приказ об увольнении составляется в двух экземплярах, и экс-работник должен их подписать и отослать (или принести) обратно в компанию второй экземпляр.

Обязательно рассылайте письма на все адреса, которые вам известны: фактический, домашний, адреса родственников. Лучше подстраховаться и сделать все, чтобы сотрудник точно получил документы (напоминаем: отправляйте заказное письмо с уведомлением!). Таким образом вы снимаете с себя ответственность: вы предупредили сотрудника, сделали все, что могли. А уж если он решил не забирать трудовую книжку, это его воля. Теперь книжка может лежать в компании сколько угодно, и у трудовой инспекции не будет основания для претензий.

Это важно, потому что по закону в день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку. Иначе вы ограничиваете право человека на труд, и придется платить штрафные начисления сотруднику за каждый день, что трудовая книжка после увольнения пролежала в компании.  

Резюме. Эйчар – это история не про документы, а про людей. Но если в компании случился гостинг, то вовремя заполненные документы будут оберегать ваше спокойствие.