Чередниченко Наталья – эксперт по трудовым отношениям, практикующий специалист по управлению персоналом, преподаватель БПОУ УР «ИТЭТ». Опыт работы в сфере управления персоналом – свыше 10 лет. Наталья поведала Worki о премудростях HR-аудита и объяснила, где эйчар может споткнуться.

Что такое кадровый аудит и зачем он нужен

Слово «аудит» пришло в кадровую службу из бухгалтерии. Именно это подразделение организации ассоциируется с проверками и, в случае их неблагоприятного исхода, с большими финансовыми дырами в бюджете. Однако аналогичная ситуация может возникнуть и в кадровой службе. Здесь тоже существуют риски, например, штрафы на саму организацию или ее должностных лиц. Избежать плачевных последствий как раз и поможет аудит.

К сожалению, существующая практика показывает, что компании задумываются о кадровом аудите только тогда, когда узнают об интересе к ним со стороны проверяющих органов. Такая позиция ошибочна. Устранить все недочеты быстро не получится, при этом риск ошибок в документах возрастает в разы.

Предпочтительнее проводить кадровый аудит планово, например, один раз в полгода-год. Или же при смене ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства. Такой подход поможет минимизировать риски.

Аудит может быть:

  • внешним – проводится по договору со сторонней организацией в оговоренные сроки;
  • внутренним – проводится работником организации (это может быть юрист или сотрудник кадровой службы).

Внутренний аудит по сути ничем не отличается от внешнего. Однако работник, который будет его проводить, должен обладать достаточными знаниями и располагать временем. Какой аудит проводить – внешний или внутренний – решает работодатель.

Какие ошибки поможет выявить кадровый аудит

Аудит часто связывают с проверкой документов, но на деле изучать только их недостаточно. Анализу нужно подвергнуть и HR-процессы. Разберем некоторые из ошибок, с которыми сталкиваются работодатели и эйчары, на примере двух процессов – осуществление приема на работу и предоставление работникам ежегодного отпуска.

Ошибка 1. Требование дополнительных документов при приеме на работу

При приеме на работу нового сотрудника принято запрашивать у соискателя документы. Полный список озвучен в статье 65 ТК РФ, но в нем нет всего, что нужно работнику кадровой службы или бухгалтерии. Речь об ИНН, свидетельстве о заключение брака, о рождении ребенка и т. д.

Если просто включить в локальный нормативный акт, например, в Правила внутреннего трудового распорядка, условие о предоставлении работником всех этих документов, есть риск получить замечание и штраф от проверяющих органов. Документы, о которых законодатели по какой-то непонятной причине не упомянули в статье 65 ТК РФ, могут быть представлены работником только добровольно – или же как документ-основание. Эйчарам остается только договариваться с сотрудниками, убеждать, что предоставить тот же ИНН – в их интересах. С госслужбой немного иначе: там есть закон, который разрешает требовать больше документов, но это уже тема для отдельной статьи.

Совет. Когда работник хочет получить вычет по подоходному налогу, он подает на имя работодателя заявление. Попросите сотрудника перечислить прямо в заявлении все документы, которые он прикладывает к нему, например, свидетельство о рождении ребенка, справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Храниться документы-основания будут вместе с заявлением на предоставление вычета, и по истечении срока хранения также вместе с ним и будут уничтожены.

Второй вариант. В локальном нормативном акте закрепляется правило, что работник добровольно представляет документы сверх того, что указано в Трудовом кодексе, одновременно с этим прописывается, для чего они нужны работодателю. Если данные есть, значит, они предоставлены работником добровольно. Обратите внимание: когда кандидат не хочет делать этого, отказать в приеме на работу только по этой причине нельзя.

Ошибка 2. Работник не проходит медосмотр при приеме на работу

Для некоторых категорий работников при заключении трудового договора необходимо пройти медицинский осмотр (статьи 69, 213 ТК РФ). Например, если кандидат моложе 18 лет или его работа входит в специальный перечень (утвержден приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 N 302н), принять его на работу без прохождения медосмотра нельзя. Не забывайте, что медицинские осмотры, предусмотренные статьей 213 ТК РФ, работники проходят за счет средств работодателя.

Кстати. Когда работодатель просит работника пройти медосмотр за собственные деньги, а потом компенсирует их, он рискует. Правильнее будет организовать процесс без участия денежных средств работника. Работодатель выдает кандидату направление на медосмотр и сам оплачивает медицинской организации необходимую сумму, а соискатель просто проходит обследование и получает заключение. Если трудоустройство по каким-то причинам не состоялось, деньги с человека взыскать не получится.

Ошибка 3. Работодатель считает, что график отпусков – не для него

Несмотря на то, что график отпусков обязателен, не все работодатели имеют такой документ. Привычная отговорка: «У нас все происходит стихийно, поэтому мы не можем планировать отдых работников».

График отпусков должен составляться каждый год – не позднее, чем за две недели до наступления следующего календарного года (статья 123 ТК РФ). Такое планирование позволяет:

  • спрогнозировать равномерные затраты на отдых работников;
  • точно знать, когда человек идет в отпуск, и в перспективе предусмотреть, кем его заменить;
  • заставить людей ходить в отпуск (речь о трудоголиках, которым кажется, что отдых им не нужен).

Совет. Учтите, что некоторые категории работников имеют право брать ежегодный отпуск в удобное для них время. В этот список, например, входят сотрудники с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет (статья 262.2 ТК РФ).

Ошибка 4. Работодатель вводит правило о делении отпуска работника на части

Некоторые работодатели не любят отпускать работников в ежегодный отпуск сразу на все 28 календарных дней. Поэтому они требуют разделить отпуск на части. Хорошо, если при этом они не забывают, что за каждый рабочий год хотя бы одна часть отпуска не должна быть меньше 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).

Совет. Когда вы делите отпуск на части, не прописывайте это правило в трудовых договорах или локальных нормативных актах. Разделение отпуска на части возможно только по соглашению сторон, достигать которого придется ежегодно. Но не дробите отпуск на очень маленькие части. Если работник будет отдыхать меньше семи дней, в итоге может получиться, что вы предоставляете отпуск не в календарных, а в рабочих днях. Выигрывает от этого только сотрудник.

Ошибка 5. Не каждый ежегодный отпуск можно компенсировать

Существует ошибочное мнение, что можно не ходить в отпуск, а брать денежную компенсацию. Например, 14 календарных дней отдохнуть, а за оставшиеся дни получить деньги. И делать так ежегодно. Тут налицо прямое нарушение Трудового кодекса. Выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск можно только в том случае, когда у работника есть дополнительный отпуск сверх 28 календарных дней (статья 126 ТК РФ). Хотя есть и исключения: беременные женщины, дети до 18 лет и работники, занятые во вредных условиях труда.

Если по результатам аудита будет обнаружена ситуация с заменой отпуска денежной компенсацией там, где этого делать было нельзя, работодателю грозит штраф.

Как оптимизировать HR-процессы по результатам аудита

Еще 30 лет назад многие кадровые документы заполнялись от руки на шаблонах или в журналах. Сейчас, когда работу в кадровой службе сложно представить без использования компьютера, мы можем оформлять документы с его помощью, а журналы регистрации (за исключением тех, что обязательны в бумажном варианте) вести в электронном виде. Но и это не все, что можно сделать.

Оптимизация документооборота пройдет гладко, если кадровый учет ведется в программе, например, «1С: ЗУП» или «1С-Камин». Мы можем распечатывать трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, а также многие другие документы из программы. Нужно лишь поработать над шаблонами печатных форм и подгрузить их в базу.

Подведем итог

HR-аудит позволяет выявлять потенциальные риски и предотвратить возникновение конфликтных ситуаций как со стороны работников при обращении в трудовую инспекцию или суд, так и со стороны надзорных органов при проведении проверок. Проводить его нужно своевременно и тщательно, иначе не избежать гнева проверяющих органов и финансовых потерь.